دليلك لكتابة بريد إلكتروني احترافي في 7 خطوات

تعد كتابة البريد الإلكتروني من أكثر وسائل الاتصال استخدامًا على مستوى العالم ، نظرًا لسرعته وكفاءته وسهولة استخدامه. قد تحتاج إلى كتابة بريد إلكتروني احترافي لتلخيص النقاط الرئيسية لاجتماعك مع فريقك ، أو إخبار رئيسك بتحديث هام حول المهام التي تعمل عليها ، أو حتى شرح شيء ما للموظفين الجدد في شركتك. كلما كانت الرسالة الإلكترونية أكثر إيجازًا ووضوحًا وناقشت نقاطًا معينة ، زادت فعاليتها. كيف تحقق تلك المعادلة؟

يُعرَّف البريد الإلكتروني بأنه نظام إرسال الرسائل واستلامها عبر الإنترنت ، ويمكن أن تكون هذه الرسائل بأشكال عديدة: رسائل نصية أو صور أو ، ويمكنك أيضًا إرفاق ملفات من أي نوع بناءً على ما يدعمه مزود الخدمة الخاص بك .

بشكل عام ، يرسل البريد الإلكتروني مجموعة من البيانات الم على جهاز كمبيوتر إلى كمبيوتر شخص آخر أو مجموعة من الأشخاص عبر الإنترنت. إذا كنت ترغب في تسجيل الدخول إلى حسابك البريدي ، فكل ما تحتاجه هو إدخال عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة المرور الصحيحة ، ثم مزود الخدمة الذي تستخدمه لتلقي الرسائل وإرسالها.

على الرغم من أن معظم مزودي الخدمة يقومون بإعداد حسابك تلقائيًا ، فإن معظم مزودي الخدمة يطلبون منك تكوين حسابك يدويًا مثل Microsoft Outlook أو Apple Mail.

تتطور التكنولوجيا بشكل كبير كل يوم ، لكن البريد الإلكتروني لا يزال يحتفظ بأهميته كوسيلة اتصال مهمة في مختلف الأعمال التجارية ، حيث إنه أكثر وسائل الاتصال احترافية. كما يمكن استخدامه شخصيًا للتواصل بين الأصدقاء والمعارف.

كمية هائلة من البيانات يتم إرسالها واستلامها يوميًا عبر البريد الإلكتروني ، وتشير الإحصائيات إلى أنه يتم إرسال واستقبال ما يصل إلى 306.4 مليار بريد إلكتروني يوميًا ، بينما بلغ العدد الإجمالي لمستخدمي البريد الإلكتروني 4.48 مليار مستخدم حول العالم خلال الماضي. عام 2020.

من الناحية العملية ، بصرف النظر عن ال عبر البريد الإلكتروني وأهميته الفريدة وفعاليته ، تساعدك رسائل البريد الإلكتروني أيضًا في توفير الرعاية والرعاية اللازمتين للعملاء شخصيًا وتساعدك في العثور على زوار وعملاء جدد إذا كان لديك متجر على الإنترنت أو شركة ناشئة.

قبل كتابة رسالة بريد إلكتروني ، اسأل نفسك ماذا تريد أن يفعل المستلم بعد قراءة هذه الرسالة. بمجرد تحديد الغرض الخاص بك من الرسالة ، ستتمكن من مراجعة كل والمرفقات التي تحتوي عليها والتأكد من أنها تخدم هذا الغرض. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن يراجع المستلم تقريرًا قمت بتضمينه في رسالتك ، فأخبرهم بما يعنيه هذا التقرير ، ولماذا تريد منهم مراجعته ، ونوع المراجعة التي تتوقعها منهم ، ومتى تتوقع تلقيها مراجعتهم.

عندما تبدأ في كتابة رسالة بريد إلكتروني ، تأكد من أن أسلوب الكتابة الخاص بك يطابق نوع المستلم الذي تستهدفه الرسالة. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب إلى زميل أو صديق تربطك به علاقة ودية ، فمن المؤكد أنك ستكتب الرسالة بطريقة ودية. على العكس من ذلك ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى رئيس تنفيذي لم تقابله من قبل ولم تتعامل معه شخصيًا مطلقًا ، فتأكد من أن رسالتك رسمية ولا تحتوي على أي دعابة أو لغة غير رسمية.

يبدأ البريد الإلكتروني الاحترافي عادةً بفتحات رسمية مناسبة لنوع متلقي الرسالة ، وبعضهم يتجاهل الانتباه إلى الافتتاحية خاصة في هذا العصر عندما اعتاد الناس على إرسال مئات الرسائل النصية غير الاحترافية كل يوم. ولكن عند كتابة بريد إلكتروني احترافي ، فهذه نقطة أساسية يجب أن تتأكد من عدم إغفالها.

يجب ألا تحتوي افتتاح رسالتك على أي أو كلمات معقدة ، بل يجب أن تكون بسيطة قدر الإمكان. وهنا بعض الأمثلة:

هناك بعض الأخطاء الشائعة الاستخدام عند كتابة افتتاحية ، تأكد من عدم ارتكاب أي منها عند كتابة بريد إلكتروني احترافي. تحدث هذه الأخطاء بسبب استخدام لغة عامية ، أو التحدث بطريقة ودية للغاية ، أو استخدام أسلوب عنيف. فيما يلي بعض الأمثلة لما يجب عليك تجنبه:

ستحدد علاقتك بالشخص الذي يتلقى الرسالة أيًا من الفتحات المذكورة أعلاه مناسبة أم لا ، وستحدد أيضًا الجملة الأولى التي يجب ذكرها في رسالتك ، والتي يمكن أن تكون واحدة مما يلي:

لا تربك القارئ أثناء قراءته لرسالتك ، وافهم أنه ربما لا يملك الوقت الإضافي لقراءة بريد إلكتروني طويل بلا داعٍ ، لذا احترم وقتهم وتأكد من أنه إذا كانت رسالتك طويلة ، فمن المحتمل أن تفوز لا تفعل ما تتوقعه من الهاء.

قد يحتاج مستلم الرسالة إلى بعض الوقت لقراءة رسالتك بعناية ، لذلك من الأفضل جعلها مختصرة ومركزة على الفكرة أو المعلومات أو الطلب الذي تحتاج إلى نقله وبدون مواد مالئة. تأكد من عدم تضمين الكثير من المعلومات مرة واحدة حتى لا تجعل رسالتك طويلة جدًا أو يصعب قراءتها أو يصعب التعامل معها.

عند تحرير رسالتك ، قم بإزالة أي معلومات أو بيانات ليست ذات صلة بنص الرسالة ، واستخدم الجمل المفيدة والقصيرة قدر الإمكان ، وتأكد من إزالة أي مواد مالئة. هذا سيجعل رسالتك أكثر إيجازًا وستحقق أكبر فائدة.

بعد الانتهاء من كتابة المقدمة ثم قلب الرسالة نفسها ، يأتي وقت الملخص أو الاختصار المفيد ، وتتكون هذه الفقرة من بعض الجمل التي تحمل معنى الرسالة وتلخص الغرض منها في بضعة أسطر قليلة . سواء كنت تريد توجيه القارئ لاتخاذ إجراء معين ، أو تريد إنهاء المحادثة بشكل طبيعي ، فإليك بعض الطرق المفيدة لإنهاء رسالتك:

دع نهاية الرسالة تخبر القارئ بما يجب فعله بعد ذلك. في معظم الأحيان ، لا يكون هذا البريد الإلكتروني نهاية المحادثة بأكملها ، ولكنه في بعض الأحيان يكون مجرد البداية.

أيضًا ، لا تنس مراجعة رسالتك جيدًا. لا شيء يبدو غير احترافي أكثر من بريد إلكتروني مليء بالأخطاء الإملائية والنحوية ، وهو سبب وجيه لمراجعة كل رسالة مرة أو مرتين قبل إرسالها والتأكد من تصحيح الأخطاء.

يتلقى معظم الأشخاص العشرات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، لذا فقد يفوتون رسالة أو لا يردون عليها عن طريق الخطأ. لذلك إذا لم تحصل على رد من المرسل إليه في غضون يومي عمل ، فتذكر المتابعة وتذكيرهم ببريدك الإلكتروني.

من الممكن أن يقوم مستلم الرسالة بالرد عليك في شكل استفسار أو سؤال حول شيء ما ، وفي هذه الحالة تأكد من الرد عليها في أسرع وقت ممكن ، وإذا كنت بحاجة إلى وقت طويل نسبيًا من أجل جمع المعلومات أو الموضوع ، في هذه الحالة يجب عليك إبلاغه بأنك ستتأخر في الرد عليه من أجل جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات والإجابة على استفساره بأفضل طريقة.

سيساعدك القيام بهذه الخطوات أثناء كتابة رسالة بريد إلكتروني بشكل كبير على تحقيق هدفك من الرسالة ، وتذكر أنه يمكنك توظيف م رقمي مستقل لإعداد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل احترافي ، أو لكتابة رسائل إخبارية وإدارة عبر البريد الإلكتروني لشركتك.

أضف تعليق