التصنيفات
How To مقالات

أكبر التحديات التي يواجهها مخططو الأحداث وكيف يمكنك حلها

هل سبق لك أن رأيت منظم أحداث في العمل؟ مثال على الهدوء والتجمع ، يجب على منظم الأحداث ببساطة مشاهدة كل عملهم الشاق والتخطيط معًا في حدث واحد مباشر. بينما يبدو هذا البيان صحيحًا في ظاهره ، ويمكن أن يظهر مخططو الأحداث كما لو أنهم جوهر الهدوء ، في الواقع ، إنهم يعملون بجد خلف الكواليس لضمان المضي قدمًا في كل شيء دون أي عوائق بالإضافة إلى التحكم المستمر في القليل. حالات الطوارئ التي تظهر طوال الحدث.

إذن ، ما الذي يجعل مخططي الأحداث متيقظين؟ سنقوم هنا بفحص أكثر مواجهة طائرات التحدي شيوعًا وكيفية حلها.

تكافح من أجل التنظيم

المشكلة: حتى أكثر مخططي الأحداث خبرة قد يواجهون صعوبة في التعامل مع الكم الهائل من البيانات والمعلومات التي يحتاجون إليها للحصول عليها ثم تحويلها إلى حدث يتجاوز كل التوقعات. يمكن أن تتراكم الأعمال الورقية بسرعة ، ويمكن أن تضيع RSVPs ، ويمكن أن تتشوه أرقام الضيوف ، ويمكن أن تخرج الأمور عن السيطرة بسرعة.

الحل: أفضل طريقة يحصل عليها معظم مخططي الأحداث المحترفين هي الاستثمار في برنامج مجاني لتخطيط الأحداث. سواء كنت تحاول الحصول على متطلبات الطهي أو كنت تحاول بيع تذاكر لحدثك ، فإن برامج التخطيط للأحداث وحجز التذاكر عبر الهاتف المحمول هي الحلول المثالية لجميع المشاكل التنظيمية الخاصة بالحدث.

لا يوجد عدد كاف من الموظفين

المشكلة: عادة ما تجد نفسك تكافح بدون عدد كافٍ من الموظفين في يوم الحدث. في كثير من الأحيان عندما يكون قد فات الأوان. طوابير من الزبائن الذين نفد صبرهم في البار ، والضيوف الجوعى الذين ينتظرون تقديم وجباتهم ولا يوجد أحد في الجوار للمساعدة في موقف السيارات. عادة ما يؤدي الافتقار إلى التنظيم والتخطيط إلى هذا النوع من التحدي.

الحل: اكتشف عدد RSVPs لديك ثم احسب عدد الموظفين الذين تعتقد أنك قد تحتاجهم. من الجيد دائمًا وجود موظفين احتياطيين في حالة تضخم الأرقام بالقرب من تاريخ الحدث.

طقس سيئ

المشكلة: ربما تكون قد خططت لكل شيء حتى أدق التفاصيل ، ولكن إذا لم يلعب الطقس الكرة ، فستكون عالقًا في الخارج مع بعض الضيوف الساخطين والمبللين للغاية. يعد وجود خطة ب في حالة سوء الأحوال الجوية أمرًا ضروريًا للغاية لأي حدث من المقرر أن يحدث في الهواء الطلق.

الحل: ابحث عن مكان احتياطي واختره مسبقًا. واحدة ليست بعيدة جدًا ولن تتطلب الكثير من السفر. إذا كان الحدث الخاص بك يقام في حديقة منزل ريفي كبير ، ففكر في نقل الحدث إلى الداخل بدلاً من ذلك. تحدث مع المكان عن خيارات اليوم الممطر.

لا تؤكد كل شيء

المشكلة: من المكان الخاص بك إلى المطاعم الخاصة بك ، الترفيه الخاص بك إلى بائع الزهور الخاص بك ، يجب أن يكون كل جانب من جوانب الحدث الخاص بك جاهزًا للذهاب. قد تكون ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى البائعين لعدة أشهر في الفترة التي تسبق الحدث ، ولكن إذا فشلوا في الحضور في اليوم نفسه ، فسيكون حدثك كارثة.

الحل: امنح كل بائع مكالمة تأكيد أخيرة قبل 48 ساعة من الحدث. قم بتأكيد التاريخ والوقت والخدمات التي تتلقاها في اليوم.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *